Modernes,  effektives  Papier-Output-Management.
klar.  nachvollziehbar.  definiert.  neutral.  erfolgsabhängig.

Bestehende Problematik

„Das papierlose Büro wird es genauso wenig geben, wie das papierlose Klo!“, Zitat Heinrich von Pierer (ehemaliger Vorstandsvorsitzender der Siemens AG).

Um den eigentlichen Gedanken für das moderne Papier-Output-Management (POM) zu erläutern, ist es wichtig, dass einem bewusst wird, wie viel Geld bisher für POM ausgegeben wird. Kaum ein Unternehmen hat hier eine tatsächliche Kostentransparenz. Nur wirklich wenige Unternehmen, Kommunen und Ansprechpartner kennen ihre Kosten ganz genau. Zum einen liegt das daran, dass wir bei unseren Mandanten meistens eine gewachsene und damit heterogene Systemlandschaft vorfinden, zum anderen daran, dass sich die wenigsten überhaupt Gedanken zum Thema Papier-Output machen. Darüber hinaus stellen wir immer wieder fest, dass es in vielen Unternehmen deutlich mehr als nur einen Ansprechpartner (verantwortlich für Technik, Einkauf und/oder Budgetierung), intern wie extern gibt.

Wie Abbildung 1 veranschaulicht, summieren sich, je nach Anzahl der Systeme, beachtliche Gesamtkosten. so ist es aus unserer Erfahrung heraus keine Seltenheit, dass wir bereits in Unternehmen oder Kommunen mit nur wenigen Systemen (Kopier-, Druck-, Fax-Systeme), IST-Gesamtkosten von mehreren hunderttausend Euro über den Nutzungszeitraum der Systeme feststellen.

Dem gegenüber gestellt haben wir tatsächlich realisiertes und umgesetztes Einsparpotential. Damit wird deutlich in welchen Grössenordnungen wir reale Kostenreduzierungen und Optimierungen wir für unsere Mandanten ermöglichen können. Dabei liegt unser Reduzierungserfolg bei ca. 20-45%  der tatsächlich festgestellten IST-Gesamtkosten.

 Wie können wir dieses Ziel erreichen? Unser Lösungsansatz.

Diese effektive Kostenreduzierung ist realisierbar, da wir auf verschiedenen Ebenen im POM Optimierungen gemeinsam mit unserem Mandaten gezielt verfolgen und konsequent umsetzen.

Ziel ist ein ganzheitliches Konzept (Abbildung 2), eine ganzheitliche Betrachtung für das POM. dadurch können wir die einzelnen Bereiche, wie Kopieren, Drucken oder Faxen, auf 2 Arten intelligent wie innovativ miteinander kombinieren.

Im technischen Bereich lassen sich heute bei Bedarf, dank digitaler Technik, viele Funktionen in einem System integrieren. Und im wirtschaftlichen Bereich ist es durch die ganzheitliche Betrachtung möglich, Systeme bei einem oder wenigen Lieferanten zu bündeln und dadurch Preisvorteile zu generieren.

Durch dieses ganzheitliche Konzept werden neben einer Produktivitätssteigerung ganz entscheidend und vor allem dauerhaft die Kosten für das POM gesenkt.

Die einzelnen bereiche, Kopieren, Drucken und Faxen, werden über unser ganzheitliches Konzept miteinander verzahnt, das POM bleibt aber mit seinen Schnittstellen nach außen offen, wie zum Beispiel für Faxserver-Lösungen oder Dokumenten-Management-Syteme (DMS, elektronische Archivierung). Spezielle wünsche, technische Vorgaben sowie Zielsetzungen unserer Mandanten werden dabei voll berücksichtigt und in einem Pflichtenheft schriftlich fixiert.

Dabei denken wir heute bereits an morgen.

Die Optimierung der internen Abläufe, die Reduzierung der administrativen Arbeit (z.B. Entlastung des Einkaufs und der IT-Abteilung) und die Reduzierung der Anzahl notwendiger externer Ansprechpartner auf ein Minimum sind Beispiele unserer Optimierungsarbeit.

Zusätzlich wird über unsere Ausschreibungsunterlagen und unser Vergabeprotokoll zu Gunsten unserer Mandaten gehandelt. Somit findet das „Kleingedruckte“ der Lieferanten für solche ganzheitlichen Konzepte durch unsere Beratung und Umsetzung keinerlei Anwendung und stellt eine weitere Vorteilsstellung unserer Mandanten dar.

 Unsere Vorgehensweise. Konzentration auf das Wesentliche.

Über einen klar strukturierten, zeitlichen Projektablaufplan (Abbildung 3) starten wir mit einer mobilen, elektronischen Analyse zur Erfassung der bestehenden Kosten- und Hardware-Situation. Die gesammelten Daten werden über unsere Software officeanalyzer erfasst und ausgewertet. Damit sind wir in der Lage bereits nach dem ersten Step neben den IST-Gesamtkosten eine Erfolgsaussicht zu prognostizieren.

Im zweiten Step werden gemeinsam mit unseren Mandanten die notwendigen Randbedingungen festgelegt sowie das SOLL-Konzept mit der Vertragsgestaltung und dem Mengengerüst erarbeitet.

Somit kommen wir zum dritten Step, neben dem Pflichtenheft und der Ausschreibung ist die Angebotsauswertung ein wichtiger Bestandteil unserer Beratungsdienstleistung. Auch hier hilft unsere Software officeanalyzer für unsere Kunden eine Entscheidungsmatrix zu erstellen, in der alle wichtigen Parameter vergleichbar gemacht und nachvollziehbar dargestellt werden und in einer Empfehlung für eines der angebotenen Konzepte mündet. Unser Anspruch ist es zudem, unsere Klienten bei Ihrer Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Während des letzten Steps wird dann der Roll-Out des neuen Konzeptes festgelegt, durch uns kontrolliert und abgenommen.

Unser technisches und brancheninternes Fachwissen wird durch unsere Fachingenieure, Experten und Spezialisten, die seit vielen Jahren in dieser Branche ihre Erfahrungen sammeln konnten, sicher gestellt.